Все расходы должны соответствовать общим требованиям, установленным в пункте 1 статьи 252 НК РФ: обоснованность, документальная подтвержденность, связь с деятельностью, направленной на получение дохода.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы. Подойдут также документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы, к примеру, таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы и отчет о выполненной работе в соответствии с договором.
Подтвердить расходы можно как документами на бумажном носителе, так и электронными, подписанными электронными подписями.
Электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные электронной подписью, отвечающей законодательно установленным условиям, признаются равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Таким образом, для целей налогового и бухгалтерского учета первичный учетный документ в виде электронного документа должен соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства, а также законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью.